Sejak tahun 2019, Presiden Republik Indonesia Joko Widodo berencana melakukan penyederhanaan Birokrasi dengan mengefektifkan beberapa Jabatan Struktural menjadi Jabatan Fungsional yang lebih dikenal dengan istilah Jafung. Rencana ini kemudian ditindak lanjuti oleh Menteri PANRB dengan mengeluarkan Surat Edaran (SE) Tahun 2019 tentang Langkah Strategis dan Konkret Penyederhanaan Birokrasi nomor 384 (ditujukan kepada Menteri Kabinet Indonesia Maju), 390 (Gubernur), dan 391 (Bupati/Walikota).
Dalam SE tersebut terdapat 9 (sembilan) langkah-langkah strategis dan konkret, dimulai dengan mengidentifikasi unit kerja Eselon III, IV, dan V yang dapat disederhanakan dan dialihkan jabatan strukturalnya sesuai peta jabatan di lingkungan instansi masing-masing. Kemudian, melakukan pemetaan jabatan pada unit kerja yang terdampak peralihan sekaligus mengidentifikasi kesetaraan jabatan-jabatan struktural tersebut dengan jabatan fungsional yang akan diduduki.
Di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) sendiri, salah satu jafung yang dapat dijadikan pilihan selain jafung Bidang PUPR adalah Jafung Arsiparis (JFA). Dalam Undang-undang RI nomor 43 tahun 2009, pengertian Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
Keberadaan Arsiparis sangat penting dalam penyelenggaraan arsip dinamis pada sebuah instansi/organisasi karena arsip dapat dijadikan sebagai bukti otentik dalam suatu perkara atau sengketa. Arsip-arsip terkait pekerjaan fisik / konstruksi harus dikelola dengan baik karena ini merupakan aset negara yang suatu saat pasti dibutuhkan lagi.
Arsip Nasional RI (ANRI) sebagai pembina JFA telah mengeluarkan Surat Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI nomor : B-PK.00.00/2383/2017 tanggal 15 Desember 2017 tentang Pengangkatan PNS dalam Jabatan Fungsional Arsiparis melalui Penyesuaian (Inpassing. Dengan adanya penyederhanaan birokrasi dan peralihan jabatan struktural menjadi jafung, kegiatan Inpassing tersebut pun diperpanjang hingga tahun 2021.
Setiap instansi baik pusat dan daerah yang ingin mengusulkan pegawainya untuk Inpassing bisa menyampaikan daftar usulannya ke ANRI hingga Oktober 2020. Untuk Kementerian PUPR sendiri, mekanisme pengajuannya adalah dengan mengirimkan surat usulan yang ditandatangani oleh atasan langsung berisikan nama-nama PNS yang akan mengikuti Inpassing dengan melampirkan :
1. fotocopy SK Pangkat/Golongan terakhir,
2. fotocopy keterangan dari atasan langsung bahwa yang bersangkutan melaksanakan tugas kearsipan minimal 2 (dua) tahun berturut-turut,
3. fotocopy SKP tahun 2018 dan 2019.
Surat usulan tersebut diajukan ke Sesditjen masing-masing Unit Organisasi cq. Kepala Bagian Kepegawaian dan Ortala untuk kemudian diusulkan ke Biro Umum Setjen Kementerian PUPR. Setelahnya, akan diproses oleh bagian terkait.
Jadi, sudah siapkah kamu menjadi salah satu pengelola aset negara ini?
