Sejak tahun 2019, Presiden Republik Indonesia Joko Widodo berencana melakukan penyederhanaan Birokrasi dengan mengefektifkan beberapa Jabatan Struktural menjadi Jabatan Fungsional yang lebih dikenal dengan istilah Jafung. Rencana ini kemudian ditindak lanjuti oleh Menteri PANRB dengan mengeluarkan Surat Edaran (SE) Tahun 2019 tentang Langkah Strategis dan Konkret Penyederhanaan Birokrasi nomor 384 (ditujukan kepada Menteri Kabinet Indonesia Maju), 390 (Gubernur), dan 391 (Bupati/Walikota).

Setelah kita berkenalan dengan istilah-istilah dalam kearsipan, sekarang saya akan melanjutkan pembahasan mengenai pengelolaan arsip berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dalam tulisan kali ini, saya akan tetap menuliskan definisi istilah dalam kearsipan untuk sekedar mengingatkan dan kita dapat lebih memahami penjelasannya.

Pengelolaan Arsip dibagi menjadi 2 (dua), yaitu :

1. Pengelolaan Arsip Dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Berdasarkan uraian tersebut, arsip dinamis merupakan arsip/berkas/dokumen yang kita gunakan sehari-hari, misalnya saja yang berkaitan dengan arsip pribadi seperti KTP, Kartu pelajar/mahasiswa, SIM, STNK. Jika dikaitkan dengan pekerjaan misalnya saja dokumen kontrak/perjanjian kerjasama atau perjanjian jual-beli, surat-surat yang berkaitan dengan pekerjaan dll.

2. Pengelolaan Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan. Yang termasuk dalan arsip statis dan saat ini disimpan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) seperti Teks Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia, Surat Perintah Sebelas Maret (Supersemar) dan dokumen atau perjanjian lainnya yang berkaitan dengan sejarah Bangsa Indonesia.

Dalam kehidupan manusia, kita selalu berhadapan atau memiliki arsip/berkas/dokumen penting yang berkaitan dengan bukti identitas diri seperti akta kelahiran, KTP, buku nikah; bukti kepemilikan benda seperti BPKB, surat tanah atau rumah; dan lain-lain. Namun adakalanya (sebagian dari) kita tidak atau kurang peduli dengan hal-hal tersebut, padahal dokumen-dokumen tersebut sangatlah penting nilainya.

Sebagai gambaran pentingnya sebuah arsip/dokumen, misalnya saja banyak kasus sengketa tanah karena kedua belah pihak “merasa” memiliki bukti berupa surat tanah yang sah dikeluarkan oleh lembaga yang berwenang. Namun pada akhirnya, salah satu pihak akan kalah dan mengalami kerugian karena ternyata bukti tersebut kurang kuat di mata hukum. Kasus lain adalah buku atau surat nikah, bagi pasangan yang menikah tanpa melaporkan pernikahannya ke Kantor Urusan Agama (KUA) dan tidak memiliki buku nikah, apabila terjadi sesuatu hal, sangat sulit (terutama pihak perempuan) untuk menuntut hak (misal nafkah) kepada suaminya karena tidak ada dokumen bahwa mereka sudah menikah.